Anlagen

Anlagen sind alle technischen Objekte in Ihrem Betrieb, wie zum Beispiel Lifte, Heizungen, Klimaanlagen oder Tore.

Sie bilden die Grundlage für die operative Arbeit in Wowflow, da sämtliche Tätigkeiten – wie Wartungen oder Störungsmeldungen – direkt mit einer Anlage verknüpft werden.

Dadurch entsteht eine zentrale und nachvollziehbare Dokumentation aller Aktivitäten rund um eine Anlage.

Warum Anlagen wichtig sind

Durch die Nutzung von Anlagen können Sie:

• Wartungen strukturiert planen und durchführen

• Störungen gezielt einer Anlage zuordnen

• eine vollständige Historie aller Arbeiten einsehen

• Verantwortlichkeiten klar definieren

Ziel ist es, alle Informationen zu einer Anlage an einem Ort zu bündeln.

Grundstruktur: Gewerke → Anlagen → Gruppen

Die Struktur in Wowflow baut logisch aufeinander auf:

1. Gewerke erstellen
   → z. B. Elektrik, Heizung, Sanitär

2. Anlagen anlegen und einem Gewerk zuordnen
   → z. B. „Heizkessel 1“ → Gewerk: Heizung

3. Optional: Anlagen gruppieren
   → z. B. nach Standort, Gebäudeteil oder Funktion

Diese Struktur sorgt für Übersichtlichkeit und erleichtert später die Auswertung und Organisation.

Gewerke erstellen

Bevor Sie Anlagen anlegen, sollten Sie zunächst die passenden Gewerke definieren.

Ein Gewerk beschreibt den fachlichen Bereich einer Anlage (z. B. Elektrik oder Klima).

Beim Erstellen eines Gewerks können Sie zusätzlich festlegen:

• ob Status-Updates bei Störungen erforderlich sind

• ob Benachrichtigungen bei häufigen Meldungen erfolgen sollen

• ob Benachrichtigungen bei offenen Wartungen gesendet werden

• ob Erinnerungen vor Ablauf von Gewährleistungen erfolgen sollen

Diese Einstellungen helfen dabei, Prozesse je Gewerk zu standardisieren.

Anlage erstellen

Beim Anlegen einer neuen Anlage erfassen Sie alle relevanten Informationen zu einem technischen Objekt. Ziel ist es, eine vollständige und strukturierte Datenbasis zu schaffen, auf die später alle Wartungen, Meldungen und Auswertungen aufbauen.

Zu Beginn vergeben Sie einen Namen für die Anlage, der eindeutig und im Alltag leicht verständlich sein sollte (z. B. „Heizkessel EG“ oder „Aufzug Gebäude A“). Ergänzend können Sie eine Beschreibung hinzufügen, um zusätzliche Informationen oder Besonderheiten festzuhalten. Die Referenznummer dient dazu, interne oder externe Identifikationsnummern (z. B. Inventarnummern) zu hinterlegen und die Anlage eindeutig zuzuordnen.

Anschließend erfolgt die Zuordnung der Anlage innerhalb Ihrer Struktur. Jede Anlage wird einem Arbeitsbereich zugewiesen, wodurch klar definiert ist, an welchem Standort oder in welchem organisatorischen Bereich sie sich befindet. Zusätzlich wird die Anlage einem Gewerk zugeordnet, das den fachlichen Bereich beschreibt (z. B. Heizung, Elektrik oder Klima). Optional kann die Anlage einer Gruppe zugewiesen werden, um mehrere Anlagen logisch zusammenzufassen. Diese Zuordnung ist besonders wichtig, da sie die Grundlage für eine übersichtliche Struktur sowie für spätere Filter- und Auswertungsmöglichkeiten bildet.

Im nächsten Schritt definieren Sie die Verantwortlichkeiten. Hier können Sie einen oder mehrere Manager festlegen, die die übergeordnete Verantwortung für die Anlage tragen. Zusätzlich kann ein Standard-Beauftragter definiert werden. Diese Person wird automatisch für Aufgaben im Zusammenhang mit der Anlage zugewiesen. Dadurch wird sichergestellt, dass Wartungen und Meldungen direkt bei den richtigen Personen landen und keine Zuständigkeiten unklar bleiben.

Optional können Sie weitere technische Informationen zur Anlage hinterlegen. Dazu zählen beispielsweise der Hersteller, das Modell oder die Seriennummer, die eine eindeutige Identifikation ermöglichen. Das Inbetriebnahmedatum hilft dabei, das Alter der Anlage nachzuvollziehen, während der Gewährleistungsablauf wichtige Hinweise für Garantie- oder Wartungsansprüche liefert. Ergänzend können Sie eine geschätzte Arbeitslebensdauer sowie den Wert der Anlage dokumentieren. Diese Informationen sind insbesondere für die Wartungsplanung, die Dokumentation sowie für langfristige Auswertungen und Investitionsentscheidungen relevant.

Darüber hinaus bietet Wowflow die Möglichkeit, Dokumente und Dateien direkt an der Anlage zu hinterlegen. Sie können beispielsweise Handbücher, Prüfprotokolle oder andere relevante Unterlagen hochladen oder externe Links hinzufügen. So stehen alle wichtigen Informationen zentral zur Verfügung und müssen nicht in anderen Systemen gesucht werden.

Abschließend können Sie zusätzliche Einstellungen vornehmen, die das Verhalten der Anlage im operativen Alltag beeinflussen. Mit der Option „GPS erforderlich für die Arbeit“ stellen Sie sicher, dass Arbeiten nur dann gestartet werden können, wenn sich der Nutzer tatsächlich vor Ort befindet. Dies erhöht die Nachvollziehbarkeit und Qualität der Durchführung. Die Einstellung „gesetzlich autorisierte Prüfung“ dient dazu, Anlagen zu kennzeichnen, für die besondere gesetzliche Prüfpflichten bestehen, und unterstützt so die Einhaltung von Vorschriften.

Durch eine sorgfältige Anlage und Pflege dieser Informationen schaffen Sie die Grundlage für eine effiziente Nutzung von Wowflow im täglichen Betrieb.

Wie Anlagen im Alltag genutzt werden

Sobald eine Anlage angelegt ist, dient sie als zentrale Einheit für:

Wartungen

• regelmäßige, geplante Tätigkeiten

• automatische Erstellung von Aufgaben

Meldungen (Störungen)

• spontane Probleme oder Defekte

• direkte Zuordnung zur Anlage

Dadurch entsteht eine vollständige Historie:

• Was wurde wann gemacht?

• Wer war verantwortlich?

• Welche Probleme sind wiederkehrend?

Best Practice

• Legen Sie Anlagen so konkret wie möglich an (nicht zu grob)

• Nutzen Sie klare und einheitliche Benennungen

• Ordnen Sie jede Anlage einem passenden Gewerk zu

• Hinterlegen Sie wichtige Stammdaten direkt zu Beginn

Eine saubere Struktur spart später sehr viel Zeit im Betrieb.