Was ist Wowflow?

Wowflow ist eine digitale Plattform zur Organisation und Dokumentation von operativen Prozessen im Gebäudebetrieb.

Alle Aufgaben, wie Störungsmeldungen, Wartungen und Kommunikation mit internen Teams oder externen Partnern, werden in einem zentralen System gebündelt. Dadurch entsteht eine klare, transparente Arbeitsgrundlage ohne parallele Tools oder Papierlisten.

Ziel ist es, Prozesse zu vereinfachen, Abstimmungsaufwand zu reduzieren und jederzeit einen aktuellen Überblick über alle laufenden Tätigkeiten zu haben.

Für wen ist Wowflow gedacht?

Wowflow richtet sich an Unternehmen, die operative Abläufe rund um Gebäude, Anlagen oder Standorte effizient organisieren möchten.

Typische Einsatzebereiche sind:

• Auftraggeber

• Dienstleister

Typische Einsatzgebiete/Industrien sind:

• Reinigung & Gebäudeservice

• Technik & Instandhaltung

• Hausverwaltungen & Immobilienunternehmen

• Gastronomie, Retail und Filialbetriebe

Die Plattform eignet sich sowohl für interne Teams als auch für die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern.

Überblick über die Plattform

Wowflow bildet alle relevanten Prozesse des täglichen Betriebs in einem System ab:

• Meldungen erfassen und bearbeiten

• Wartungen planen und automatisieren

• Aufgaben zuweisen und verfolgen

• Zusammenarbeit mit Partnern organisieren

• Daten auswerten und Berichte erstellen

Alle Informationen sind strukturiert aufgebaut und jederzeit nachvollziehbar – vom ersten Ticket bis zur abgeschlossenen Aufgabe.

Zentrale Begriffe einfach erklärt

Arbeitsbereich

Ein Arbeitsbereich bildet eine organisatorische Einheit innerhalb von Wowflow.

Das kann sein:

• ein Standort

• ein Gebäude

• eine Filiale

• ein Bereich innerhalb eines Unternehmens

Alle Meldungen, Wartungen, Anlagen und Nutzer werden einem Arbeitsbereich zugeordnet.
Er bildet die zentrale Struktur für die Organisation. 

Durch die klare Struktur behalten Sie auch bei vielen Standorten oder Bereichen jederzeit den Überblick. Zuständigkeiten, Auswertungen und Zugriffe lassen sich sauber organisieren.

Meldung

Eine Meldung beschreibt eine konkrete Aufgabe oder ein Problem im Alltag (ungeplante Aufgaben).

Das kann zum Beispiel sein:

• ein Defekt („Licht funktioniert nicht“)

• eine Anfrage („Bitte Reinigung durchführen“)

• eine Rückmeldung oder Beobachtung

Meldungen werden erstellt, zugewiesen, bearbeitet und abgeschlossen.
Sie bilden die Grundlage für die tägliche operative Arbeit. 

Meldungen sorgen dafür, dass Aufgaben nicht verloren gehen, sauber dokumentiert werden und jederzeit nachvollziehbar bleiben. Kommunikation läuft zentral und transparent an einem Ort.

Wartung

Wartungen generieren geplante, wiederkehrende Aufgaben.

Typische Beispiele:

• regelmäßige Prüfungen

• Inspektionen

• Reinigungsintervalle

• technische Wartungen

Wartungsaufgaben werden automatisch in definierten Intervallen erstellt und sorgen dafür, dass wichtige Aufgaben nicht vergessen werden.

Durch automatische Erinnerungen und wiederkehrende Aufgaben reduzieren Sie manuellen Aufwand und erhöhen gleichzeitig Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und Compliance.

Anlage

Anlagen sind technisch wartungspflichtige Anlagen wie z. B.:

• Heizungen

• Aufzüge

• Klimaanlagen

• Tore

Alle Tätigkeiten (Meldungen und Wartungen) können direkt mit einer Anlage verknüpft werden.
So entsteht eine vollständige Historie aller Arbeiten rund um dieses Objekt.

Sie erhalten eine zentrale Dokumentation aller Tätigkeiten pro Anlage und können jederzeit nachvollziehen, was wann durchgeführt wurde.

Equipment

Equipment beschreibt bewegliche oder nicht fest installierte Gegenstände, zum Beispiel:

• Werkzeuge

• Geräte

• Schlüssel

Auch hier können Aufgaben, Zuständigkeiten oder Ausgaben dokumentiert werden (z. B. Schlüsselvergabe).

Equipment kann sauber verwaltet, nachverfolgt und dokumentiert werden. Dadurch reduzieren sich Suchaufwand, Missverständnisse und Dokumentationslücken.

Benutzer

Benutzer sind interne Personen, die aktiv mit Wowflow arbeiten.

Typische Beispiele:

• Mitarbeiter

• Manager

• Administratoren

Benutzer ermöglichen eine klare Rollen- und Aufgabenverteilung innerhalb des Unternehmens. Jeder sieht genau die Informationen und Aufgaben, die relevant sind.

Partner

Partner sind externe Personen oder Unternehmen, Subunternehmen, Dienstleister, auf die Arbeiten (Meldungen oder Wartungen) zugewiesen werden können.

Typische Beispiele:

• Dienstleister

• Techniker

• Reinigungsfirmen

Partner können in Meldungen eingebunden werden und per E-Mail kommunizieren, ohne zwingend aktiv im System arbeiten zu müssen.

Externe Dienstleister können einfach eingebunden werden, wodurch Kommunikation, Dokumentation und Zusammenarbeit deutlich effizienter werden.

Kategorien

Kategorien dienen dazu, Meldungen, Wartungen oder Anlagen thematisch zu strukturieren.

Beispiele:

• Reinigung

• Sicherheit

• Vandalismus

Kategorien helfen dabei, Inhalte schneller zu filtern, auszuwerten und auszuwählen.

Durch eine saubere Kategorisierung behalten Sie auch bei vielen Meldungen und Aufgaben den Überblick und können schneller analysieren und reagieren.

Vorlagen

Vorlagen sind vordefinierte Inhalte oder Strukturen, die wiederverwendet werden können.

Zum Beispiel:

• Checklisten

• Wartungsvorlagen

• Standardbeschreibungen

Vorlagen sparen Zeit und sorgen für einheitliche Prozesse.

Wiederkehrende Abläufe können standardisiert werden. Das reduziert Fehler, spart Zeit und erhöht die Qualität der Dokumentation.

Einstellungen

In den Einstellungen werden zentrale Systemkonfigurationen vorgenommen.

Zum Beispiel:

• Benachrichtigseinstellungen

• PDF-Einstellungen

Die Einstellungen ermöglichen es, Wowflow individuell an die eigenen Prozesse und Anforderungen anzupassen.