Wartungen in Wowflow

Mit Wowflow können Sie Wartungs- und Instandhaltungsaufgaben automatisiert planen, durchführen und dokumentieren. Dadurch reduzieren Sie administrativen Aufwand, vermeiden verpasste Wartungstermine und sorgen für eine vollständige und nachvollziehbare Dokumentation aller Wartungen.

Durch automatisierte Wartungsintervalle werden Wartungsaufgaben regelmäßig erstellt, den zuständigen Personen zugewiesen und bei Bedarf automatisch erinnert.

Wartungsplanung einrichten

Die Wartungsplanung basiert auf vordefinierten Wartungsintervallen. Diese können beispielsweise aus bestehenden Wartungsplänen oder Instandhaltungslisten übernommen werden.

Typischerweise liegen diese Daten bereits in Form von:

• Excel-Dateien

• CSV-Dateien

• bestehenden Wartungslisten

Mit der Wowflow-vorlage können diese Wartungsintervalle einfach in das System übernommen werden. Unser Support-Team unterstützt Sie dabei und überprüft die Datenqualität, damit alle Wartungen korrekt eingerichtet werden.

Nach dem Import sehen Sie eine Übersicht aller angelegten Wartungsintervalle im System.

Automatische Erstellung von Wartungsaufgaben

Sobald Wartungsintervalle definiert sind, erstellt Wowflow automatisch die entsprechenden Wartungsaufgaben.

Beispiel:

Wenn eine periodische Wartung von Aufzügen definiert wurde und mehrere Aufzüge in verschiedenen Liegenschaften vorhanden sind, generiert Wowflow automatisch Wartungsaufgaben für alle betroffenen Anlagen.

Diese Aufgaben werden:

• zum richtigen Zeitpunkt erstellt

• der richtigen Liegenschaft oder Anlage zugeordnet

• automatisch einem internen Mitarbeiter oder externen Dienstleister zugewiesen

Dadurch wird sichergestellt, dass keine Wartung vergessen wird.

Wartungsaufgaben bearbeiten

Für Auftragnehmer funktionieren Wartungsaufgaben genauso wie reguläre Meldungen.

Sie können:

• den Status aktualisieren

• Fotos hochladen

• Kommentare hinzufügen

• Checklisten ausfüllen

• die Wartung dokumentieren

• oder die Wartungsaufgabe ablehnen, falls sie nicht durchgeführt werden kann.

Die Bearbeitung kann sowohl über die Web-App als auch über die mobile App erfolgen.

Wartungen im Meldungsmenü anzeigen

Alle Wartungsaufgaben erscheinen automatisch im Meldungs-Menü.

Um Wartungen schneller zu finden, können Sie den Filter „Typ“ → „Wartungen“ verwenden.

Zusätzlich zeigt ein Uhr-Symbol, ob eine Meldung aus einer Wartung generiert wurde.

So behalten Sie jederzeit den Überblick über:

• offene Wartungen

• laufende Wartungen

• abgeschlossene Wartungen

Jahreswartungskalender

Der Jahreswartungskalender bietet eine übersichtliche Darstellung aller Wartungen im gesamten Jahr.

Alle Wartungen werden übersichtlich dargestellt und mit einem Farbsystem gekennzeichnet:

? Rot – Wartung überfällig
? Grün – Wartung abgeschlossen

Hellblau - Meldung offen / geplant

Dunkelblau - Meldung in Überprüfung

Orange - Meldung in Überarbeitung

Auch zukünftige Wartungen, die vom System noch nicht erstellt wurden, sind im Kalender sichtbar. Dadurch können Sie frühzeitig erkennen, welche Wartungen demnächst anstehen.

Der Kalender ermöglicht Ihrem Team eine intuitive Planung und Kontrolle aller Wartungsaktivitäten.

Zusätzlich kann der Kalender als PDF exportiert werden, um ihn offline zu nutzen oder mit anderen Teams zu teilen.

Automatische Erinnerungen

Wowflow sendet 24 Stunden vor Fälligkeit automatisch Erinnerungen.

Diese können erfolgen:

• als Notification in der App

• per E-Mail an Dienstleister

• als Kommentar oder Aktivität innerhalb der Meldung

Dadurch bleiben alle Beteiligten über den Status der Wartung informiert.

Kommunikation mit Dienstleistern

Wartungen können sowohl an interne Mitarbeiter als auch an externe Dienstleister vergeben werden.

Externe Dienstleister müssen nicht zwingend ein Wowflow-Konto besitzen. Dank der E-Mail-Integration können sie einfach auf E-Mails antworten. Diese Antworten werden automatisch in der entsprechenden Wartungsaufgabe gespeichert.

Dadurch bleibt die gesamte Kommunikation zentral dokumentiert.

Wartungsdokumentation und Leistungsnachweis

Ein großer Vorteil der digitalen Wartungsverwaltung ist die vollständige Dokumentation aller Arbeiten.

Alle Informationen können gespeichert werden:

• Wartungsprotokolle

• Fotos

• Kommentare

• Prüfberichte

• Kommunikation mit Dienstleistern

Diese Daten können jederzeit als Bericht exportiert werden.

Damit steht der Leistungsnachweis für interne Dokumentation, Kunden oder Buchhaltung jederzeit zur Verfügung.

Unterstützung beim Datenupload

Wenn Sie eine größere Anzahl von Wartungen in Wowflow einpflegen möchten, unterstützen wir Sie gerne mit einem Datenupload. Kontaktieren Sie uns dazu einfach unter support@wowflow.com.