Meldungen

Mit Meldungen können Sie alle Aufträge oder Schäden in Ihren Gebäuden effizient verwalten. Dabei sind Meldungen wie Tickets zu verstehen: Sie enthalten präzise Informationen zum Standort (Arbeitsbereich), ein Fälligkeitsdatum sowie detaillierte Beschreibungen, die den Auftrag oder Schaden genau erläutern. Meldungen können über verschiedene Wege sowohl von internen Mitarbeitern als auch von externen Nutzern eingereicht werden.

Meldungen über WEB App erstellen

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Meldungen werden automatisch ein Fälligkeitsdatum von 2 Wochen zugeordnet, dadurch stellen wir sicher, dass Sie keine Aufträge übersehen. Sobald das Fälligkeitsdatum überschritten wird, wird die Meldung als überfällig angezeigt. Sie können das Fälligkeitsdatum ändern und auch noch ein Startdatum hinzufügen, um sicherzustellen, dass die Aufträge nicht früher gestartet werden.

Zusätzlich können Beschreibung, Dokumente, Fotos, Checklisten und Kategorien bei Meldungen ergänzt werden. Bei größeren und komplexeren Aufträgen können Meldung auch in Sub-Aufgaben untergliedert werden.

Meldungsstatus

Alle Meldungen sind mit einem Status versehen, der automatisch im Zuge der Arbeiten aktualisiert wird. Hier eine Übersicht über alle Status:

Offen: nach Erstellung der Meldung
Akzeptiert: der Auftragnehmer hat akzeptiert die Arbeiten zu übernehmen
In Bearbeitung: die Arbeiten werden aktuell durchgeführt
In Überprüfung: der Manager/Auftraggeber führt die Kontrolle der Arbeiten durch
Abgeschlossen: die Arbeiten sind freigegeben und abgeschlossen

Weitere Möglichkeiten Meldungen zu erstellen

Meldungen zuweisen

Wowflow gibt Ihnen die Möglichkeit, Meldungen an interne MitarbeiterInnen oder an Externe Dienstleister zuzuweisen. Interne MitarbeiterInnen sind dabei jene Benutzer, die Sie in Ihrem Account angelegt haben.
Bei externen Dienstleistern stehen Ihnen 2 Optionen zur Verfügung:

zum einen kann Externen mittels E-Mail Integration eine Meldung zugewiesen werden, wodurch ein öffentlicher Meldungs-Link erstellt wird und die Antworten des Externen auf die E-Mail werden direkt in den Anmerkungen beider Meldung gespeichert.
Oder Sie können Ihre Dienstleister als Partner anlegen und Ihnen so Vollzugriff mit einem eigenen Konto geben. Das ermöglicht intensivere Zusammenarbeit wie z.B. die Verwendung von Checklisten und die Einsicht von Anlagedaten.

Unabhängig davon, welche Variante Sie wählen, der Auftragnehmer erhält eine E-Mail und/oder Notification, dass die Meldung an ihn zugewiesen wurde. Hier erfahren Sie noch mehr über die Zusammenarbeit mit Externen.

Beobachter hinzufügen

Gibt es weitere Benutzer, die über den Status der Meldung informiert sein sollten, können diese als Beobachter hinzugefügt werden. Automatisch werden alle Arbeitsbereichs-Manager als Beobachter ergänzt, sie können aber auch weitere interne oder externe Nutzer als Beobachter ergänzen und diese am aktuellen Stand halten.

Anlagen verknüpfen

Wenn Sie Schäden oder Aufträge für bestimmte Anlagen erstellen wollen, können Sie ganz einfach Meldungen mit einer Anlage verknüpfen. Durch die Verknüpfung stellen Sie sicher, dass der Auftragnehmer direkt alle notwendigen Anlagedaten aufrufen kann und dass Sie eine vollständige Dokumentation über alle Schäden auf Ihren Anlagen haben.