Benutzer Management - Mitarbeiter in Wowflow anlegen

Im Menüpunkt „Benutzer“ können Sie alle MitarbeiterInnen und KollegInnen in Wowflow verwalten, neue Benutzer anlegen und deren Zugriffsrechte steuern.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Benutzer erstellen, Rollen vergeben und den Zugriff auf Arbeitsbereiche verwalten.

Übersicht der Benutzer

In der Benutzerliste sehen Sie alle angelegten Benutzer auf einen Blick.

Sie können hier:

alle Benutzer einsehen
nach Status filtern (z. B. aktiv, eingeladen, archiviert)
Rollen und Positionen erkennen
Benutzer bearbeiten oder archivieren

Zusätzlich sehen Sie:

den aktuellen Status (z. B. „Aktiv“)
die Rolle (Administrator oder Benutzer)
die Anzahl der zugewiesenen Arbeitsbereiche

Benutzer erstellen

Um einen neuen Benutzer anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

Klicken Sie auf das (+) Plus oben rechts
Füllen Sie die folgenden Felder aus:
- Vorname
- Nachname
- E-Mail-Adresse

Optional:
- Passwort manuell vergeben oder
- automatisch generieren lassen

Nach dem Erstellen wird automatisch eine Einladung per E-Mail versendet.
Der Benutzer kann anschließend ein eigenes Passwort festlegen.

Wichtiger Hinweis: Zugriff auf Arbeitsbereiche

Ein Benutzer hat nur Zugriff auf Inhalte, wenn ihm mindestens ein Arbeitsbereich zugewiesen wurde.

Das bedeutet:

Ohne Zuweisung → kein Zugriff auf Meldungen oder Daten
Mit Zuweisung → Zugriff entsprechend der Rolle

Rollen und Berechtigungen

In Wowflow gibt es folgende Rollen:

Administrator

Administratoren haben die höchsten Rechte und können:

alle Arbeitsbereiche verwalten
Benutzer anlegen und bearbeiten
Systemeinstellungen ändern
in alle Meldungen eingreifen

Benutzer

Benutzer müssen eine Berechtigung gegeben werden im Arbeitsbereich: Manager oder Mitglied. Benutzer erhalten ihre Berechtigungen über Arbeitsbereiche:

Manager

verwalten Aufgaben im Arbeitsbereich
weisen Aufgaben zu
überprüfen und schließen Meldungen ab

Mitglied

führen Aufgaben aus
bearbeiten Meldungen
unterstützen Manager im Tagesgeschäft

Ein Benutzer kann in verschiedenen Arbeitsbereichen unterschiedliche Rollen haben.

Benutzer bearbeiten

Nach der Erstellung können Sie weitere Einstellungen vornehmen:

Öffnen Sie das Benutzerprofil
Klicken Sie auf „Profil bearbeiten“

Hier können Sie:

Position und Kontaktdaten ergänzen
Administratorrechte vergeben
Arbeitsbereiche zuweisen
Der ganze Arbeitsverlauf und auch der Zeiterfassungs-Verlauf sehen (rechts neben der Visitenkarte)

Arbeitsbereiche zuweisen

Über „+ Arbeitsbereich hinzufügen“ legen Sie fest:

auf welche Objekte der Benutzer Zugriff hat
welche Rolle er dort hat (Manager oder Mitglied)

Sie können:

einzelne Arbeitsbereiche zuweisen (kann auch direkt im Arbeitsbereich gemacht werden)
oder Benutzer mehreren Bereichen gleichzeitig hinzufügen

Benutzer verwalten

Status einsehen

In der Liste sehen Sie jederzeit:

ob ein Benutzer aktiv ist
ob eine Einladung noch aussteht

Benutzer erneut einladen

Falls die Einladung nicht angenommen wurde (Der Einladungslink ist nach 3 Tagen nicht mehr aktiv):

klicken Sie auf (…)
wählen Sie „Erneut einladen“

Benutzer archivieren

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt:

klicken Sie auf (…)
wählen Sie „Archivieren“

Dadurch:

bleibt die Historie erhalten (z. B. in Meldungen)
kann sich der Benutzer nicht mehr einloggen
kann er nicht mehr zugewiesen werden

Zeiterfassung exportieren

(Optional, falls aktiviert)

Sie können die erfassten Zeiten eines Benutzers exportieren:

Zeitraum auswählen
Export starten
Daten als Excel-Datei herunterladen

Diese können z. B. für:

Lohnverrechnung
interne Auswertungen verwendet werden.

Wenn Sie Unterstützung benötigen, wenden Sie sich jederzeit an den Support in der Plattform.