Auftrage an externe Dienstleister zuweisen

Wowflow unterstützt eine reibungslose Kooperation mit externen Dienstleistern und Kunden. Sie können externe Partner entweder als Auftragnehmer oder als Beobachter zu Meldungen hinzufügen, sodass sie jederzeit über den Arbeitsfortschritt informiert sind. Hier erhalten Sie alle Details, wie Sie mit externen Dienstleistern zusammenarbeiten können.

Dienstleister über E-Mail zuweisen

Die E-Mail-Zuweisung eignet sich ideal für seltene bzw. einmalige Zusammenarbeit. Dabei weisen Sie dem Auftragnehmer eine Wartung oder Meldung zu und geben ihm "eingeschränkten Zugriff". 

Der externe Dienstleister erhält eine E-Mail und hat die Möglichkeit, rein über die E-Mail Konversation die Meldung zu bearbeiten, oder über einen öffentlichen Link, der im Auftrags-E-Mail hinterlegt ist.

• Öffentlicher Link: In der E-Mail befindet sich ein öffentlicher Link zur Meldung, der es dem Auftragnehmer ermöglicht, die detaillierte Beschreibung einzusehen. Darüber hinaus kann der Auftragnehmer ein Status-Update geben (z.B. Meldung akzeptieren), Kommentare hinzufügen und Fotos/Dokumente hochladen.

• E-Mail-Integration: Neben der Möglichkeit, einen Kommentar in der öffentlichen Meldung zu hinterlassen, kann auch direkt auf die E-Mail von Wowflow geantwortet werden. Die E-Mail-Antwort, einschließlich Anhang (Dokumente und Fotos), wird als Kommentar zur Meldung in Wowflow hinzugefügt. Dabei ist Folgendes zu beachten:
  • Der Betreff des E-Mail darf nicht geändert werden

  • Der E-Mailsender [email protected] darf nicht aus dem Verlauf entfernt werden

  • Anhänge mit mehr als 20MB können nicht gespeichert werden

Dienstleister als Partner zuweisen 

Bei intensiver Zusammenarbeit mit Dienstleistern eignet sich das Anlegen der Dienstleister als Partner mit "Vollzugriff". Das ermöglicht, dass die Partner die Anlage-Daten einsehen, Checklisten bearbeiten und auch intern zuweisen können. Dabei erhält der Partner eine eigene Wowflow-Organisation und kann innerhalb von Wowflow arbeiten. 

Wie kann ich einen Partner anlegen?

Im Menüpunkt “Partner” können Sie alle Partner mit Vollzugriff managen und erstellen. Über das + können Sie einen neuen Partner erstellen. 

1. Klicken Sie auf +

2. Geben Sie die E-Mailadresse des Partners ein, die den Account verwalten soll

3. Geben Sie die notwendigen Arbeitsbereiche frei, zu denen der Partner Zugriff haben soll
   
   

Ihr Partner erhält nun eine E-Mail mit “Einladung zur Zusammenarbeit”, in der er die Partnerschaft akzeptieren oder ablehnen kann. Der aktuellen Status der Partnerschaft ist auf der Liste ersichtlich. 

Hat der Partner die Einladung akzeptiert, können Sie in den Partner-Details die Freigabe der Arbeitsbereiche und Anlagen managen.

Was sieht mein Partner?

Ihr Partner kann zwischen zwei Accounts wechseln: seinen eigenem Firmen-Account und Ihrem Account. In seinem eigenen Account kann Ihr Partner seine User managen und ist Administrator. Wechselt er zu Ihrem Account, sieht der Partner nur jene Arbeitsbereiche, die Sie für ihn freigegeben haben. Ebenso kann er nur jene Meldungen und Wartungen sehen, wo Sie ihn als Auftraggeber hinzugefügt haben. Ihr Partner kann dort wie gewohnt die Meldungen bearbeiten und ebenso an seine eigenen MitarbeiterInnen zuweisen. 

Wie Sie Externe als Beobachter in Meldungen und Wartungen einbinden können, erfahren Sie hier.