Equipment dient zur Verwaltung beweglicher Gegenstände in Ihrer Organisation (z. B. Schlüssel, Werkzeuge oder IT-Geräte).

Über Equipment können Sie jederzeit nachvollziehen:

• wo sich ein Gegenstand befindet

• wer ihn aktuell nutzt

• wann er zurückgegeben werden soll

Ziel ist eine zentrale, transparente und nachvollziehbare Verwaltung aller ausleihbaren Objekte.

Struktur von Equipment

Equipment ist in drei Ebenen aufgebaut:

Typen

Typen definieren die Art des Equipments.

Beispiele:

• Schlüssel

• Laptop

• Werkzeug

Innerhalb eines Typs können zusätzlich definiert werden:

• Standard-Ablageort

• Standard-Rückgabefrist

Diese Einstellungen werden bei der Ausgabe automatisch übernommen und erleichtern die Nutzung.

Gruppen

Gruppen dienen zur Bündelung mehrerer Equipment-Elemente.

Beispiele:

• Schlüsselbund

• Arbeitsplatz (mehrere Geräte)

• Werkzeugset

Gruppen helfen, Equipment logisch zu strukturieren und übersichtlich darzustellen.

Einzelnes Equipment

Hier werden die konkreten Gegenstände angelegt.

Für jedes Equipment können folgende Informationen hinterlegt werden:

• Name (Pflichtfeld)

• Referenznummer

• Beschreibung

• Arbeitsbereich

• Typ

• Gruppe (optional)

• Seriennummer (optional)

• Manager

Der Manager ist verantwortlich für das Equipment und dient als zentrale Ansprechperson.

Equipment erstellen

Beim Anlegen eines neuen Equipments werden alle relevanten Stammdaten erfasst.

 Besonders wichtig:

• Typ → definiert Standardwerte (z. B. Rückgabefrist)

• Arbeitsbereich → ermöglicht Struktur und Filterung

• Manager → legt Verantwortlichkeiten fest

Übersicht & Status

In der Equipment-Übersicht erhalten Sie einen schnellen Überblick über alle Einträge.

Mögliche Status:

• Gelagert → Equipment ist verfügbar

• Ausgegeben → Equipment ist aktuell verliehen

Zusätzlich können Sie:

• nach Status, Typ oder Arbeitsbereich filtern

• gezielt nach Equipment suchen

So erkennen Sie jederzeit, wo sich welches Equipment befindet.

Equipment ausgeben

Equipment kann an interne oder externe Personen ausgegeben werden.

Dabei stehen folgende Optionen zur Verfügung:

• Auswahl des Empfängers

• Ausgabe auch an externe Personen möglich

• Festlegung eines Rückgabedatums

• Nutzung einer Standard-Rückgabefrist

Optional können zusätzlich erfasst werden:

• Unterschrift des Empfängers

• Foto (z. B. Ausweis oder Dokumentation)

Bei jeder Ausgabe wird automatisch ein PDF-Protokoll erstellt.

Rückgabe & Nachverfolgung

• Equipment kann jederzeit zurückgegeben werden

• Alle Übergaben werden automatisch dokumentiert

• Die Historie bleibt vollständig nachvollziehbar

Zusätzlich:

• Erinnerungen bei überfälliger Rückgabe

• automatische Benachrichtigungen

Dadurch behalten Sie jederzeit die Kontrolle über ausgegebenes Equipment.

QR-Code Nutzung

Für jedes Equipment kann ein QR-Code erstellt werden.

Vorteile:

• schnelles Scannen über die App

• direkter Zugriff auf das Equipment

• einfache Ausgabe und Rückgabe

Besonders geeignet für:

• Schlüssel

• Geräte

• häufig genutzte Gegenstände

QR-Code drucken

QR-Codes können direkt aus der Equipment-Übersicht heraus erstellt werden.

So gelangen Sie zum QR-Code:

1. Navigieren Sie zu Equipment

2. Wählen Sie den gewünschten Eintrag aus

3. Klicken Sie auf die drei Punkte (… ) rechts beim Equipment

4. Wählen Sie „QR Code drucken“

Dokumentation & Historie

Alle Aktivitäten werden automatisch protokolliert:

• Ausgabe und Rückgabe

• beteiligte Personen

• Zeitpunkte

• erzeugte Dokumente (z. B. PDF-Protokolle)

Dies ermöglicht eine vollständige und transparente Nachverfolgung.

Equipment über die App ausgeben und zurücknehmen

Die Ausgabe und Rückgabe von Equipment kann direkt über die Wowflow App durchgeführt werden. Dadurch können Schlüssel und andere ausleihbare Gegenstände direkt vor Ort ausgegeben und zurückgenommen werden.

Equipment ausgeben

Um einen Schlüssel bzw. ein anderes Equipment auszugeben:

1. Öffnen Sie in der App das gewünschte Equipment.

2. Tippen Sie oben rechts auf das grüne Ausgabe-Symbol.

3. Wählen Sie die Person aus, an die das Equipment ausgegeben werden soll.

4. Legen Sie bei Bedarf ein Rückgabedatum fest (falls relevant).

5. Je nach Konfiguration können zusätzliche Informationen wie Unterschrift, Fotos oder eine Anmerkung erfasst werden.

6. Bestätigen Sie die Ausgabe.

Nach der Ausgabe wird das Equipment als „Ausgegeben“ angezeigt und die Übergabe wird automatisch in der Historie dokumentiert. Die grundlegenden Equipment-Funktionen unterstützen dabei auch die Erfassung des Empfängers, eines Rückgabedatums und optional einer Unterschrift oder Fotos.

Bei der Übergabe können Sie, abhängig von den aktivierten Einstellungen,  zusätzliche Informationen erfassen:

• Rückgabe am

• Unterschrift des Empfängers

• Fotos

• Anmerkung

Die entsprechenden Optionen können in den App-Einstellungen aktiviert werden. Die Screenshots zeigen beispielsweise die Optionen „Rückgabe am“, „Unterschrift einfügen“, „Fotos einfügen“ und „Anmerkung einfügen“.

PDF-Übergabebericht

Für eine dokumentierte Schlüsselübergabe kann bei der Ausgabe ein PDF-Übergabebericht erstellt werden.

Der Bericht enthält beispielsweise:

• Equipment-Name

• Typ

• Arbeitsbereich

• Referenznummer

• ausgegebene Person

• Halter/in

• Ausgabedatum und Uhrzeit

• Unterschrift

Der Screenshot zeigt beispielhaft einen generierten Übergabebericht mit den entsprechenden Übergabedaten und einer Unterschrift.

Equipment zurücknehmen

Wird ein Schlüssel oder ein anderes Equipment zurückgebracht, kann die Rückgabe ebenfalls direkt über die App dokumentiert werden.

Dabei wird die bestehende Übergabe entsprechend aktualisiert und die Rückgabe in der Übergabe-Historie gespeichert.

In der Equipment-Ansicht können Sie anschließend unter „Übergaben“ nachvollziehen, wann das Equipment ausgegeben bzw. übergeben wurde und an wen. Die Historie bleibt dabei vollständig nachvollziehbar.

Übergabe-Historie

Unter „Übergaben“ finden Sie die bisher dokumentierten Übergaben des Equipments.

So können Sie jederzeit nachvollziehen:

• wer das Equipment erhalten hat

• wann die Übergabe stattgefunden hat

• welche Übergaben bereits erfolgt sind

• ob ein PDF-Übergabebericht erstellt wurde

Im Screenshot ist beispielsweise eine chronologische Liste vergangener Übergaben mit Datum und Uhrzeit sowie dem jeweiligen PDF-Bericht zu sehen.

Schlüsselverwaltung mit Wowflow

Wowflow eignet sich besonders gut für die Verwaltung von ausleihbaren Schlüsseln und Schlüsselbunden. Über Equipment können Sie nachvollziehen, wo sich ein Schlüssel befindet, wer ihn aktuell verwendet und wann er zurückgegeben werden soll.

Damit die Schlüssel im Alltag einfach und zuverlässig verwaltet werden können, empfehlen wir, die einzelnen Schlüssel bzw. Schlüsselbunde mit einem stabilen und langlebigen Schlüsselring mit Tag zu versehen.

Empfohlene Befestigung

Für die Befestigung empfehlen wir einen robusten Schlüsselring mit Clip, der auch bei häufiger Ausgabe und Rückgabe stabil bleibt.

Als Beispiel können Sie den DURABLE Schlüsselring mit Clip verwenden:

DURABLE Schlüsselring auf Amazon

Der Tag kann anschließend am jeweiligen Schlüssel bzw. Schlüsselbund befestigt und mit dem entsprechenden Equipment in Wowflow verknüpft werden.

Zwei Möglichkeiten der Schlüsselverwaltung

Je nachdem, wie die Schlüssel im Arbeitsalltag ausgegeben werden, gibt es grundsätzlich zwei sinnvolle Möglichkeiten.

1. Ein Tag pro Schlüssel

Bei dieser Variante erhält jeder einzelne Schlüssel einen eigenen Tag und wird als eigenes Equipment in Wowflow angelegt.

Beispiel:

• Hauptschlüssel → Tag 001

• Kellerschlüssel → Tag 002

• Technikraumschlüssel → Tag 003

• Büroschlüssel → Tag 004

Vorteile:

• Jeder einzelne Schlüssel kann separat nachverfolgt werden.

• Es ist jederzeit ersichtlich, wer welchen Schlüssel aktuell besitzt.

• Schlüssel können unabhängig voneinander ausgegeben und zurückgegeben werden.

• Die Historie jedes einzelnen Schlüssels bleibt nachvollziehbar.

Diese Variante eignet sich besonders dann, wenn die Schlüssel häufig einzeln oder in 

unterschiedlichen Kombinationen ausgegeben werden.

2. Ein Tag pro Schlüsselbund

Wenn bestimmte Schlüssel meist gemeinsam ausgegeben werden, können sie auch als ein Schlüsselbund zusammengefasst werden.

In diesem Fall wird ein Tag am gesamten Schlüsselbund angebracht. Der Schlüsselbund kann anschließend als Gruppe in Wowflow hinterlegt werden.

Beispiel:

Schlüsselbund Hausmeister

• Haupteingang

• Kellerräume

• Technikraum

• Lager

Statt jeden einzelnen Schlüssel separat zu scannen, wird bei der Ausgabe und Rückgabe nur der Tag des gesamten Schlüsselbunds verwendet.

Wowflow unterstützt die Bündelung mehrerer Equipment-Elemente über Gruppen.

Unsere Empfehlung

Wenn die gleichen Schlüssel in ca. 80 % der Fälle gemeinsam ausgegeben werden, empfehlen wir die Verwaltung als Schlüsselbund mit einem Tag.

Das hat den Vorteil, dass die Ausgabe und Rückgabe im täglichen Betrieb deutlich schneller und einfacher erfolgt, ohne dass jeder einzelne Schlüssel separat erfasst werden muss.

Wenn Schlüssel hingegen häufig unterschiedlich kombiniert oder einzeln ausgegeben werden, empfehlen wir einen eigenen Tag pro Schlüssel.

Beispiel für die Entscheidung

Situation: Ein Hausmeister bekommt bei 80 % der Ausgaben immer dieselben fünf Schlüssel.

→ Empfehlung: Ein Schlüsselbund + ein Tag

Situation: Die fünf Schlüssel werden häufig an unterschiedliche Personen ausgegeben und in verschiedenen Kombinationen benötigt.

→ Empfehlung: Ein Tag pro Schlüssel

QR-Code zusätzlich nutzen

Neben dem Tag kann für jedes Equipment auch ein QR-Code erstellt werden. Dieser ermöglicht einen schnellen Zugriff auf das entsprechende Equipment über die Wowflow App und erleichtert insbesondere die Ausgabe und Rückgabe.

So kann beispielsweise ein QR-Code direkt am Schlüsselschrank angebracht werden, während der jeweilige Tag am Schlüssel bzw. Schlüsselbund befestigt ist.

Kurz zusammengefasst

Damit lässt sich die Schlüsselverwaltung flexibel an den tatsächlichen Arbeitsablauf der jeweiligen Organisation anpassen. Die Ausgaben und Rückgaben werden in Wowflow automatisch dokumentiert und bleiben in der Historie nachvollziehbar.