Überblick Importdatei

Die Excel-Importdatei ermöglicht es, Ihre bestehenden Daten strukturiert und effizient in Wowflow zu übertragen.
So entsteht von Beginn an ein sauber aufgebautes System, das direkt im Alltag genutzt werden kann.

Ein Import dauert in der Regel etwa eine Arbeitswoche.

Wichtig ist dabei:
Wir empfehlen, einen Teil der Einrichtung selbst vorzunehmen. Dadurch verstehen Sie die Systemlogik besser und können Wowflow später eigenständig und flexibel nutzen.

Wie Ihre Daten in Wowflow abgebildet werden

Die Importdatei bildet Ihre reale Organisation und Arbeitsweise direkt im System ab.

Arbeitsbereiche

Arbeitsbereiche entsprechen Ihrer Standort- und Objektstruktur.

Typische Beispiele:

• Gebäude

• Filialen

• Stockwerke oder Räume

In Wowflow bilden sie die zentrale Navigation und sind der Ausgangspunkt für alle Aktivitäten.
Meldungen und Wartungen werden immer einem Arbeitsbereich zugeordnet und können auch direkt vor Ort über QR-Codes aufgerufen werden.

Anlagen

Anlagen sind die technischen Objekte innerhalb Ihrer Arbeitsbereiche.

Typische Beispiele:

• Aufzug

• Heizung

• Brandmeldeanlage

Sie sind die Grundlage für strukturierte Arbeit im System.
Anlagen können mit Wartungen verknüpft und in Meldungen referenziert werden, wodurch alle Informationen zentral dokumentiert sind.

Wartungen

Wartungen bilden wiederkehrende Aufgaben ab und spiegeln Ihr operatives Tagesgeschäft wider.

Typische Beispiele:

• Regelmäßige Prüfungen

• Reinigungsintervalle

• Technische Wartungen

In Wowflow werden diese automatisch als Aufgaben erstellt.
Mitarbeiter sehen, welche Aufgaben anstehen, und können diese direkt in der App bearbeiten und dokumentieren.

Meldungen

Meldungen sind einzelne Aufgaben oder Störungen im Alltag.

Typische Beispiele:

• Defekt einer Lampe

• Wasserschaden

• Reinigungsbedarf

Sie können im System über App, QR-Code oder E-Mail erstellt werden und werden direkt den zuständigen Personen zugewiesen.

Nutzer und Partner

Die Importdatei definiert, wer im System arbeitet.

Interne Nutzer:
Bearbeiten Aufgaben und arbeiten aktiv im System

Externe Partner:
Werden in Aufgaben eingebunden und können Fortschritte einsehen

Zentrale Erfolgsfaktoren

Damit das System optimal funktioniert, sind folgende Punkte entscheidend:

• Anlagen müssen vorhanden sein, wenn Wartungen darauf basieren

• Einheitliche Benennung verhindert doppelte oder fehlerhafte Einträge

• Die Struktur sollte Ihre realen Abläufe widerspiegeln

Die Excel-Datei ist ein effizientes Werkzeug, um Ihre Daten strukturiert in Wowflow zu importieren.
Gleichzeitig ist es sinnvoll, sich aktiv mit dem System auseinanderzusetzen und Teile der Einrichtung selbst vorzunehmen.

→ So entsteht ein System, das nicht nur eingerichtet ist, sondern nachhaltig im Alltag funktioniert.