Equipment- und Schlüsselverwaltung

Equipment dient zur Verwaltung beweglicher Gegenstände in Ihrer Organisation (z. B. Schlüssel, Werkzeuge oder IT-Geräte).

Über Equipment können Sie jederzeit nachvollziehen:

wo sich ein Gegenstand befindet
wer ihn aktuell nutzt
wann er zurückgegeben werden soll

Ziel ist eine zentrale, transparente und nachvollziehbare Verwaltung aller ausleihbaren Objekte.

Struktur von Equipment

Equipment ist in drei Ebenen aufgebaut:

Typen

Typen definieren die Art des Equipments.

Beispiele:

Schlüssel
Laptop
Werkzeug

Innerhalb eines Typs können zusätzlich definiert werden:

Standard-Ablageort
Standard-Rückgabefrist

Diese Einstellungen werden bei der Ausgabe automatisch übernommen und erleichtern die Nutzung.

Gruppen

Gruppen dienen zur Bündelung mehrerer Equipment-Elemente.

Beispiele:

Schlüsselbund
Arbeitsplatz (mehrere Geräte)
Werkzeugset

Gruppen helfen, Equipment logisch zu strukturieren und übersichtlich darzustellen.

Einzelnes Equipment

Hier werden die konkreten Gegenstände angelegt.

Für jedes Equipment können folgende Informationen hinterlegt werden:

Name (Pflichtfeld)
Referenznummer
Beschreibung
Arbeitsbereich
Typ
Gruppe (optional)
Seriennummer (optional)
Manager

Der Manager ist verantwortlich für das Equipment und dient als zentrale Ansprechperson.

Equipment erstellen

Beim Anlegen eines neuen Equipments werden alle relevanten Stammdaten erfasst.

Besonders wichtig:

Typ → definiert Standardwerte (z. B. Rückgabefrist)
Arbeitsbereich → ermöglicht Struktur und Filterung
Manager → legt Verantwortlichkeiten fest

Übersicht & Status

In der Equipment-Übersicht erhalten Sie einen schnellen Überblick über alle Einträge.

Mögliche Status:

Gelagert → Equipment ist verfügbar
Ausgegeben → Equipment ist aktuell verliehen

Zusätzlich können Sie:

nach Status, Typ oder Arbeitsbereich filtern
gezielt nach Equipment suchen

So erkennen Sie jederzeit, wo sich welches Equipment befindet.

Equipment ausgeben

Equipment kann an interne oder externe Personen ausgegeben werden.

Dabei stehen folgende Optionen zur Verfügung:

Auswahl des Empfängers
Ausgabe auch an externe Personen möglich
Festlegung eines Rückgabedatums
Nutzung einer Standard-Rückgabefrist

Optional können zusätzlich erfasst werden:

Unterschrift des Empfängers
Foto (z. B. Ausweis oder Dokumentation)

Bei jeder Ausgabe wird automatisch ein PDF-Protokoll erstellt.

Rückgabe & Nachverfolgung

Equipment kann jederzeit zurückgegeben werden
Alle Übergaben werden automatisch dokumentiert
Die Historie bleibt vollständig nachvollziehbar

Zusätzlich:

Erinnerungen bei überfälliger Rückgabe
automatische Benachrichtigungen

Dadurch behalten Sie jederzeit die Kontrolle über ausgegebenes Equipment.

QR-Code Nutzung

Für jedes Equipment kann ein QR-Code erstellt werden.

Vorteile:

schnelles Scannen über die App
direkter Zugriff auf das Equipment
einfache Ausgabe und Rückgabe

Besonders geeignet für:

Schlüssel
Geräte
häufig genutzte Gegenstände

QR-Code drucken

QR-Codes können direkt aus der Equipment-Übersicht heraus erstellt werden.

So gelangen Sie zum QR-Code:

Navigieren Sie zu Equipment
Wählen Sie den gewünschten Eintrag aus
Klicken Sie auf die drei Punkte (… ) rechts beim Equipment
Wählen Sie „QR Code drucken“

Dokumentation & Historie

Alle Aktivitäten werden automatisch protokolliert:

Ausgabe und Rückgabe
beteiligte Personen
Zeitpunkte
erzeugte Dokumente (z. B. PDF-Protokolle)

Dies ermöglicht eine vollständige und transparente Nachverfolgung.