Beim Erstellen oder Bearbeiten einer Meldung können verschiedene Informationen hinterlegt werden. Diese helfen dabei, Aufgaben klar zu beschreiben und die Durchführung der Arbeiten zu dokumentieren.
Die folgenden Felder stehen in einer Meldung zur Verfügung.
Titel der Meldung
Der Titel der Meldung beschreibt kurz den Inhalt der Aufgabe oder des Problems.
Der Titel sollte möglichst klar und präzise formuliert sein, damit MitarbeiterInnen sofort erkennen, worum es geht.
Beispiele:
Defekte Beleuchtung im Eingangsbereich
Reinigung Stiegenhaus
Wartung Aufzug Gebäude A
Beschreibung
In der Beschreibung können Sie zusätzliche Details zur Aufgabe hinterlegen.
Hier können zum Beispiel angegeben werden:
genaue Beschreibung des Problems
Arbeitsanweisungen
Umfang der durchzuführenden Arbeiten
besondere Hinweise für MitarbeiterInnen oder Dienstleister
Für wiederkehrende Anweisungen/Beschreibungen können auch Textbausteine oder Leistungsverzeichnisse verwendet werden.
Arbeitsbereich
Der Arbeitsbereich bestimmt, wo die Arbeiten durchgeführt werden. Diese können jederzeit mit den bereits angelegten Arbeitsbereichen verknüpft werden.
Arbeitsbereiche können zum Beispiel sein:
Gebäude
Stockwerke
Räume
Außenbereiche
Der Arbeitsbereich hilft dabei, Meldungen eindeutig einem Ort zuzuordnen und ermöglicht die Navigation über die mobile App.
Startdatum
Das Startdatum legt fest, ab wann eine Aufgabe begonnen werden darf.
Wenn ein Startdatum gesetzt ist, kann die Aufgabe nicht vor diesem Zeitpunkt gestartet werden.
Dieses Feld ist optional.
Fälligkeitsdatum
Das Fälligkeitsdatum definiert, bis wann die Aufgabe erledigt sein soll.
Das Datum hilft dabei:
Aufgaben zu priorisieren
überfällige Meldungen zu erkennen
Arbeiten rechtzeitig abzuschließen
Wenn das Fälligkeitsdatum überschritten wird, wird die Meldung als überfällig (Rot) markiert.
Fotos und Dokumente
Zu einer Meldung können Fotos und Dokumente hinzugefügt werden.
Diese dienen zur besseren Dokumentation der Arbeiten.
Typische Beispiele:
Fotos von Schäden
Dokumentationen vor und nach der Durchführung
Pläne oder technische Unterlagen
Prüfprotokolle
Fotos können sowohl über die Web-App als auch über die mobile App hochgeladen werden.
Checklisten oder Kategorien
Checklisten und Kategorien helfen dabei, Aufgaben zu strukturieren.
Checklisten
Mit Checklisten können einzelne Arbeitsschritte definiert werden, die während der Durchführung abgehakt werden.
Beispiele:
Sichtprüfung durchführen
Filter reinigen
Funktionstest durchführen
Kategorien
Kategorien helfen dabei, Meldungen thematisch zu gruppieren, z. B.:
Reinigung
Reparatur
Wartung
Kontrolle
Auftragnehmer
Unter Auftragnehmer wird festgelegt, wer für die Durchführung der Meldung verantwortlich ist.
Dies kann sein:
ein interner Mitarbeiter
ein externer Dienstleister (ein Partnerunternehmen)
Die zugewiesene Person erhält eine Benachrichtigung über die neue Aufgabe.
Aktivitäten und Kommentare
Im Bereich Aktivitäten werden alle Änderungen an einer Meldung automatisch dokumentiert.
Dazu gehören zum Beispiel:
Statusänderungen
neue Kommentare
hochgeladene Fotos
Änderungen an Feldern
Über Kommentare können MitarbeiterInnen oder Dienstleister zusätzliche Informationen zur Aufgabe hinterlassen.
Meldungsfarben
? Rot – Wartung überfällig
? Grün – Wartung abgeschlossen
Hellblau - Meldung offen / geplant
Dunkelblau - Meldung in Überprüfung
Orange - Meldung in Überarbeitung
War dieser Artikel hilfreich?
Das ist großartig!
Vielen Dank für das Feedback
Leider konnten wir nicht helfen
Vielen Dank für das Feedback
Feedback gesendet
Wir wissen Ihre Bemühungen zu schätzen und werden versuchen, den Artikel zu korrigieren