Einstellungen in Wowflow

In den Einstellungen konfigurieren Sie die grundlegenden Funktionen Ihres Wowflow-Systems. Dieser Bereich bildet die Basis für die spätere Nutzung und legt fest, wie Prozesse, Meldungen und Benutzer im Alltag zusammenarbeiten.

Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über die wichtigsten Einstellungsbereiche und deren Funktion.

Allgemeine Einstellungen

Organisation

Im Bereich „Organisation“ hinterlegen Sie die zentralen Unternehmensdaten. Dazu zählen der Name Ihres Unternehmens, die Adresse, Kontaktinformationen sowie Ihr Firmenlogo.

Diese Angaben werden unter anderem in Berichten und in der Systemdarstellung verwendet und sollten daher vollständig und korrekt gepflegt sein.

Sprache

Hier legen Sie die Standardsprache Ihres Systems fest. Diese Einstellung beeinflusst sowohl die Benutzeroberfläche als auch die generierten Inhalte, wie beispielsweise Berichte.

Arbeitsbereiche

In diesem Abschnitt definieren Sie, wie Ihre Arbeitsbereiche strukturiert sind und wer diese verwalten darf. Sie können unter anderem festlegen, ob Sub-Arbeitsbereiche denselben Namen tragen dürfen und welche Benutzerrollen Berechtigungen zur Verwaltung erhalten.

Eine klare Struktur der Arbeitsbereiche ist entscheidend für eine übersichtliche Nutzung im Alltag.

Benutzer & Berechtigungen

Dieser Bereich ist zentral für die Steuerung von Zugriffen und Verantwortlichkeiten im System.

Hier definieren Sie unter anderem:

Sichtbarkeit

• ob Mitglieder alle Meldungen im Arbeitsbereich sehen dürfen
  → sorgt für Transparenz oder gezielte Einschränkung

Dokumentenzugriff

• ob Benutzer Dokumente innerhalb eines Arbeitsbereichs sehen dürfen

Selbstzuweisung

• ob Mitglieder sich selbst Meldungen zuweisen können
  → sinnvoll für eigenständiges Arbeiten

Verwaltungsrechte

• wer Kategorien verwalten darf

• wer Benutzer verwalten darf

Beobachter-Logik

• ob Manager automatisch als Beobachter hinzugefügt werden
  → erhöht Transparenz ohne aktives Eingreifen

Wartungen

m Bereich Wartungen legen Sie fest, welche Informationen bei der Durchführung von Wartungen erfasst werden müssen.

Sie können definieren:

• ob eine Fotodokumentation verpflichtend ist

• ob Arbeitszeiten erfasst werden müssen

• ob eine jährliche Budgetierung aktiviert wird

Diese Einstellungen helfen dabei:

• Wartungen nachvollziehbar zu dokumentieren

• Qualität zu sichern

• Kosten transparent zu halten

Meldungen

Workflow-Einstellungen

Hier definieren Sie, welche Informationen bei der Bearbeitung von Meldungen verpflichtend sind. Dazu gehört beispielsweise die Erfassung von Fotos oder Arbeitszeiten.

Überfällige Meldungen

Sie können festlegen, ob Meldungen in bestimmten Status (z. B. „in Überprüfung“) als überfällig angezeigt werden sollen. Dies unterstützt eine bessere Übersicht über offene Aufgaben.

Archivierung

In diesem Bereich bestimmen Sie, ob und wann Meldungen automatisch archiviert werden. Dies erfolgt in der Regel abhängig vom Status (z. B. nach Abschluss) und einem definierten Zeitraum.

Standort (GPS)

Hier kann ein maximaler Radius für den Arbeitsbeginn festgelegt werden. Diese Funktion stellt sicher, dass Tätigkeiten nur in einem definierten geografischen Bereich gestartet werden können.

Meldungen per E-Mail

Wowflow ermöglicht es, Meldungen direkt per E-Mail zu erstellen. Sie können hierfür eine entsprechende E-Mail-Adresse konfigurieren und zusätzlich festlegen, ob externe Personen Meldungen per E-Mail einreichen dürfen.

Auch die Verwaltung zugelassener Absender ist hier möglich.

Diese Funktion eignet sich besonders für die einfache Einbindung externer Dienstleister oder Nutzer ohne direkten Systemzugang.

Equipment

Im Bereich Equipment definieren Sie Regeln für die Verwaltung von Geräten und Gegenständen.

Dazu gehört beispielsweise, ob nur Administratoren Equipment zurückgeben dürfen oder ob bei der Ausgabe und Rückgabe eine Unterschrift erforderlich ist. Zusätzlich kann gesteuert werden, welche Benutzer Zugriff auf Equipment-Informationen haben.

Diese Einstellungen unterstützen eine strukturierte und nachvollziehbare Verwaltung von Ressourcen.

PDF Berichte

Hier konfigurieren Sie, wie Ihre Berichte aufgebaut und versendet werden.

Versand

• wann Berichte automatisch versendet werden

• an welche E-Mail-Adresse

Inhalte

Sie bestimmen, welche Informationen im Bericht enthalten sind:

• Kopfzeile (Logo, Datum)

• Titel

• Meldungsdetails (z. B. Status, Auftragnehmer)

• Beschreibung

• Anmerkungen

• Formulare

• Checklisten

• Aktivitäten

Dadurch können Sie Berichte genau auf Ihre Anforderungen abstimmen.

Dateiname

Sie können den Dateinamen individuell definieren, z. B.:

• Titel der Meldung

• Arbeitsbereich

• Jahr

Vorteil:

• bessere Ablage

• einfachere Suche

Tägliche Zusammenfassung

Optional können Sie eine tägliche Übersicht per E-Mail erhalten.

Ideal für:

• Management

• schnelle Statusübersicht

Öffentliche Formulare

Öffentliche Formulare ermöglichen es externen Personen, Meldungen direkt in Ihr Wowflow-System einzuspeisen – ganz ohne eigenen Benutzerzugang oder App.

Damit schaffen Sie eine einfache und strukturierte Möglichkeit, Informationen von außen zu erfassen und gleichzeitig sicherzustellen, dass diese direkt im richtigen Arbeitsbereich und in der richtigen Form ankommen.

Funktionsweise

Ein öffentliches Formular wird von Ihnen einmalig erstellt und kann anschließend über einen Link oder QR-Code geteilt werden. Externe Personen können darüber Meldungen erfassen, die automatisch im System angelegt werden.

Dabei bestimmen Sie vollständig:

• welche Informationen abgefragt werden

• wie strukturiert die Eingabe erfolgt

• und wie die Meldung intern weiterverarbeitet wird

Konfigurationsmöglichkeiten im Detail

Individuelle Formulare erstellen

Sie können mehrere Formulare für unterschiedliche Anwendungsfälle anlegen (z. B. Schadensmeldung, Fundgegenstände, allgemeine Anfragen).

• Jedes Formular kann individuell benannt werden

• Titel und Beschreibung helfen dem Nutzer, das richtige Formular auszuwählen

• Inhalte können je nach Use Case angepasst werden

Beispiel:
Ein Formular für „Schaden melden“ und ein separates Formular für „Lost & Found“

Felder definieren

Sie legen fest, welche Informationen abgefragt werden.

Mögliche Felder sind z. B.:

• Freitextfelder (Beschreibung eines Problems)

• Name

• Telefonnummer

• E-Mail-Adresse

Diese Felder helfen Ihnen dabei, alle relevanten Informationen direkt bei der Erstellung der Meldung zu erfassen.

Ziel:
Keine Nachfragen notwendig, alle Infos sind direkt vollständig vorhanden.

Pflichtfelder festlegen

Für jedes Feld können Sie definieren, ob es verpflichtend ausgefüllt werden muss.

• Pflichtfelder stellen sicher, dass wichtige Informationen nicht fehlen

• Optionale Felder bieten Flexibilität für zusätzliche Angaben

Beispiel:
Name und Beschreibung verpflichtend, Telefonnummer optional

Unternehmensinformationen anzeigen

Sie können festlegen, ob Informationen zu Ihrem Unternehmen im Formular angezeigt werden.

Dazu gehören z. B.:

• Firmenname

• Adresse

• Kontaktdaten

Vorteil:
Externe Nutzer wissen, an wen sie sich wenden und schaffen Vertrauen in den Prozess.

Weiterleitung nach Absenden definieren

Nach dem Absenden eines Formulars können Sie festlegen, was als nächstes passiert.

Möglichkeiten:

• Anzeige einer Bestätigungsseite

• Weiterleitung auf eine externe Website

• Anzeige einer individuellen Nachricht

Ziel:
Dem Nutzer eine klare Rückmeldung geben und den Prozess sauber abschließen.

Was passiert nach dem Absenden?

Sobald ein Formular ausgefüllt wird:

• wird automatisch eine Meldung in Wowflow erstellt

• wird diese dem entsprechenden Arbeitsbereich zugeordnet

• kann sie direkt intern bearbeitet werden

Dadurch entsteht kein Medienbruch, alles landet direkt im System.

Einsatzmöglichkeiten

Öffentliche Formulare eignen sich besonders für Situationen, in denen externe Personen einfach und schnell Meldungen erstellen sollen:

• Mieter melden Schäden
  → z. B. Defekte, Störungen oder Anliegen in Gebäuden

• Kunden geben Feedback
  → Rückmeldungen, Beschwerden oder Verbesserungsvorschläge

• Externe Partner erstellen Meldungen
  → Dienstleister oder Lieferanten melden Themen direkt ins System

Best Practice

• Halten Sie Formulare so einfach wie möglich

• Definieren Sie nur die wirklich notwendigen Pflichtfelder

• Nutzen Sie klare Titel und Beschreibungen

• Testen Sie das Formular aus Sicht eines externen Nutzers

Ziel ist immer: so wenig Aufwand wie möglich für den Nutzer, so viel Struktur wie nötig für Sie

Profil

Im Bereich „Profil“ verwalten Sie Ihre persönlichen Einstellungen sowie Ihre individuellen Benachrichtigungen. Diese Einstellungen betreffen ausschließlich Ihren eigenen Benutzer und haben keinen Einfluss auf andere Nutzer im System.

Persönliche Daten

Hier können Sie Ihre grundlegenden Informationen pflegen:

• Vorname und Nachname

• E-Mail-Adresse

• Telefonnummer

• Position (optional)

• Sprache

• Profilbild

Diese Angaben helfen dabei, Sie im System eindeutig zu identifizieren und die Kommunikation zu personalisieren.

Hinweis: Die gewählte Sprache beeinflusst Ihre persönliche Benutzeroberfläche.

Benachrichtigungen

Im Bereich „Benachrichtigungen“ legen Sie fest, über welche Ereignisse Sie informiert werden möchten und auf welchem Weg.

Sie können dabei zwischen zwei Arten von Benachrichtigungen unterscheiden:

Push-Benachrichtigungen

Push-Benachrichtigungen erscheinen direkt in der App oder als Pop-up auf Ihrem Gerät.

Sie können individuell festlegen, wann Sie benachrichtigt werden möchten, z. B.:

• wenn Ihnen eine Meldung zugewiesen oder erstellt wird

• wenn eine öffentliche Meldung (z. B. über QR-Code) eingeht

• wenn eine Meldung angenommen, abgelehnt oder gestartet wird

• wenn eine Meldung abgeschlossen oder überprüft wird

• wenn Kommentare oder Dateien hinzugefügt werden

• wenn eine Meldung bald fällig ist

Zusätzlich können Sie unterscheiden:

• ob Sie nur bei eigenen Meldungen benachrichtigt werden

• oder auch, wenn Sie als Beobachter hinterlegt sind

Vorteil: Sie erhalten nur die Informationen, die für Sie wirklich relevant sind.

E-Mail-Benachrichtigungen

Zusätzlich zu Push-Nachrichten können Sie sich Ereignisse auch per E-Mail zusenden lassen.

Die Konfiguration erfolgt analog zu den Push-Benachrichtigungen:

• Auswahl der relevanten Ereignisse

• Differenzierung zwischen eigenen Meldungen und Beobachter-Rolle

Empfehlung:
Nutzen Sie E-Mail-Benachrichtigungen vor allem für:

• wichtige Statusänderungen

• Zusammenfassungen

• Informationen, die dokumentiert bleiben sollen

Individuelle Anpassung

Da jede Rolle im System unterschiedliche Anforderungen hat, können die Benachrichtigungen individuell angepasst werden:

• Operative Nutzer (z. B. Techniker)
  → eher Push-Benachrichtigungen für schnelle Reaktion

• Manager / Koordination
  → Kombination aus Push und E-Mail für Überblick und Dokumentation

Ziel ist es, Überinformation zu vermeiden und gleichzeitig nichts Wichtiges zu verpassen.

Passwort & Sicherheit

Im unteren Bereich können Sie Ihr Passwort jederzeit ändern.

Empfehlung:
Verwenden Sie ein sicheres Passwort und aktualisieren Sie dieses regelmäßig

Über Wowflow

Dieser Bereich enthält allgemeine Informationen zu Wowflow, wie Kontaktdaten, Supportmöglichkeiten sowie rechtliche Hinweise (z. B. Datenschutz).