Vorlagen; Checklisten

In Wowflow können Sie mit Vorlagen und Autovervollständigung Ihre Arbeitsprozesse standardisieren, Zeit sparen und eine konsistente Dokumentation sicherstellen.

Checklisten-Vorlagen

Mit Checklisten können Sie Aufgaben in einzelne, nachvollziehbare Schritte unterteilen und sauber dokumentieren.

Für wiederkehrende Tätigkeiten – wie z. B. Kontrollgänge oder Wartungen – empfiehlt es sich, Checklisten als Vorlagen zu erstellen.

Vorteile von Vorlagen

standardisierte Abläufe für wiederkehrende Aufgaben
Zeitersparnis bei der Erstellung von Meldungen und Wartungen
einheitliche Dokumentation über alle Mitarbeiter hinweg

Einmal erstellte Vorlagen können:

jederzeit in Meldungen oder Wartungen eingefügt werden
flexibel angepasst werden
von allen berechtigten Nutzern verwendet werden

Zusätzlich können Sie auch ad hoc Checklisten direkt innerhalb einer Meldung oder Wartung erstellen.

Checkliste erstellen

Eine neue Checkliste anlegen

Um eine neue Vorlage zu erstellen, navigieren Sie im Hauptmenü zu Vorlagen → Checklisten.

Klicken Sie oben rechts auf das violette (+)-Symbol.
Es öffnet sich eine neue Ansicht für die Checkliste.
Geben Sie im Feld Titel den Namen Ihrer Checkliste ein (z. B. "Reinigung Universität Wien").
Klicken Sie auf Speichern.

Checklisten-Punkte hinzufügen

Sobald die Checkliste erstellt wurde, können Sie die einzelnen Aufgaben (Punkte) definieren.

So fügen Sie Punkte hinzu:

Klicken Sie in der Checkliste auf das Eingabefeld "Titel eingeben...".
Geben Sie die konkrete Aufgabe ein (z. B. "Böden wischen" oder "Müll entleeren").
Optional: Fügen Sie eine Beschreibung hinzu, um Ihren MitarbeiterInnen genauere Anweisungen zu geben.
Sie können auch Fotos oder Dokumente als Referenz hinzufügen, indem Sie auf das Klammer-Symbol klicken.
Klicken Sie auf den Button Speichern.

Weitere Punkte hinzufügen

Nachdem Sie den ersten Punkt gespeichert haben, erscheint automatisch ein neues leeres Feld darunter. Wiederholen Sie die oben genannten Schritte, um alle weiteren Arbeitsschritte Ihrer Liste hinzuzufügen.

Tipp: Bestehende Punkte können Sie jederzeit über das Drei-Punkte-Menü (...) rechts neben dem Checklisten-Punkt bearbeiten oder löschen.

Checkliste verwenden & bearbeiten

Auftragnehmer können Checklisten direkt während der Bearbeitung einer Meldung oder Wartungsaufgabe nutzen und ausfüllen.

Folgende Funktionen stehen zur Verfügung:

Checkpunkte abhaken
Beschreibungen ergänzen
Fotos zu einzelnen Punkten hinzufügen
neue Punkte ergänzen

Falls einzelne Punkte nicht abgeschlossen werden können:
➡️ können diese in Aufgaben oder Sub-Aufgaben umgewandelt werden

So stellen Sie sicher, dass keine offenen Punkte verloren gehen.

Berechtigungen

Die Nutzung von Checklisten ist abhängig von der Rolle:

Administratoren & Manager

können Checklisten-Vorlagen erstellen
können Checklisten zu Meldungen und Wartungen hinzufügen

Mitglieder

können Checklisten zu Meldungen hinzufügen (wenn sie zugewiesen sind)
können bestehende Checklisten bearbeiten

Auftragnehmer (allgemein)

können Checklisten ausfüllen und bearbeiten
können Fotos und Kommentare ergänzen
können zusätzliche Checkpunkte hinzufügen

Formulare (erweiterte Checklisten)

Neben klassischen Checklisten bietet Wowflow auch erweiterte Formulare für komplexere Anforderungen.

Diese ermöglichen:

verschiedene Feldtypen (z. B. Datum, Dropdown, Multiple Choice)
strukturierte Datenerfassung
Abhängigkeiten zwischen Feldern (z. B. dynamische Auswahlmöglichkeiten)

? Wichtig:
Formulare werden individuell eingerichtet.

Wenn Sie ein Formular benötigen, wenden Sie sich bitte an:
support@wowflow.com