Einstellungen

Einstellungen (Unternehmen gesamt)

Als Administrator*in können Sie Grundeinstellungen für Ihr gesamtes Unternehmen vornehmen. Dies ist über Einstellungen - Allgemein möglich.

Hier bietet sich Ihnen die Möglichkeit, Ihre Unternehmenssprache festzulegen, Ihr eigenes Logo einzufügen oder auch die Freigaben Ihrer Nutzer*innen zu definieren. Diese Einstellungen werden für die gesamte Organisation übernommen.

Arbeitsbereiche

Unter diesem Reiter ist es möglich, die Namensgebung Ihrer Subarbeitsbereiche einzuschränken. Hierzu ist es notwendig, sich die Frage nach der Nutzung zu stellen. Ebenso kann eingestellt werden, welche User*innen Änderungen am Arbeitsbereich vornehmen dürfen.

Benutzer

Unter diesem Reiter ist es möglich, die Zugänglichkeit von Dokumenten und Meldungen zu bearbeiten. Eventuell sind nicht alle Dokumente im Arbeitsbereich für jede*n User*in freigegeben. Oder “Fremdmeldungen” müssen beispielsweise nicht von allen User*innen einsehbar sein. 

Meldungen

Der Punkt Autoarchivierung nimmt Ihnen viel Arbeit ab. Sie können hier frei entscheiden, welche Kriterien erfüllt werden müssen, um eine Meldung automatisch zu archivieren. Die Meldungsübersicht bleibt klar strukturiert –, es gehen durch die Autoarchivierung keinerlei Daten verloren.

Equipment

Sofern Sie die Zusatzfunktion Equipment nutzen, können Sie hier wichtige Eckpunkte festlegen:

• Wer kann Equipment retournieren?

• Wer kann Equipment sehen?

Medien

Über diesen Reiter können Sie entscheiden, ob Sie es ermöglichen wollen, den Medien in einer Meldung unterschiedliche Prioritäten, sowie Fälligkeiten zuordnen zu lassen. Ebenso kann eine Umreihung der Medien in Ihren Meldungen über diesen Reiter ermöglicht, bzw. Verhindert werden.

Einstellungen (Drop down Menü)

Über das Drop Down Menü der Allgemeinen Einstellungen haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, PDF-Berichte automatisch nach Ihren Bedürfnissen generieren zu lassen.

Die erste Entscheidung, die Sie hier treffen müssen, ist, über welche Vorgänge Sie in Ihrem Unternehmen benachrichtigt werden wollen. Welcher Fall muss eintreten, um Sie mit einem PDF Bericht zu informieren? Sie haben hier die Auswahlmöglichkeiten zwischen:

• Nach dem Erfassen oder Ändern einer Meldung

• Bei Erledigung der Meldung

• Nach erfolgter Abnahme - Fertigstellung der Meldung

Im nächsten Punkt wird die Frage “Wer soll informiert werden?” beantwortet. Sie haben hier die Möglichkeit, ein oder mehrere Mitglieder Ihrer Organisation zu hinterlegen.

Auch der Umfang des PDF-Berichts sollte hier definiert werden. 

Im letzten Punkt dieses Menüs müssen Sie den Namen des zu generierenden PDFs festlegen. 

Praxisbeispiel: Erst vor wenigen Wochen kam ein User eines Kunden auf uns zu, der aus seiner Sicht vor einem schwer lösbaren Problem stand. Sein Vorgesetzter befand sich für 2 Wochen im Urlaub. Er stand nun vor der Herausforderung. in gewissen Abständen die Geschäftsführung über den momentanen Fortschritt seiner Abteilung informieren zu müssen. Als Lösung des Problems haben wir ihn über die Möglichkeit der Erstellung der Tagesberichte informiert. Die Tagesberichte sind mittlerweile ein fixer Bestandteil dieses Unternehmens geworden.

Profileinstellungen (Notifications)

Voreingestellte Settings:

Einstellungen (Autovervollständigung)

Diese Funktion wird benötigt,  da oft dieselben Satz-Teile im Zuge der Erstellung von Meldungen oder Wartungen sowie in der Kommentarfunktion verwendet werden. Die Autovervollständigung kann von jedem*jeder User*in angepasst werden. Sie dient dazu, den Arbeitsfluss zu verkürzen. 

Wählen Sie unter Einstellungen die Autovervollständigung aus. Jetzt erscheinen hier eventuell vorab angelegte Datensätze. Über das violette Plus können Sie Ihre eigenen Sätze einfügen und an Kategorien koppeln, wenn Sie dies wünschen. 

Beispiele dazu:

Hier ist dieser Text als Baustein hinterlegt. Er kann nun in sämtlichen Arbeitsbereichen sowie Meldungen und Wartungen benutzt werden.

Die Eingabe von 2-3 Buchstaben ermöglicht es Ihnen, Zeit zu sparen. Drücken Sie Enter und übernehmen Sie sofort den ganzen Text. 

Weiter Text-Bausteine könnten sein:

• Bitte reinigen und mit Foto dokumentieren.

• Unterschrift nach Fertigstellung einholen.

Ebenso können Textbausteine Kategorien zugeordnet werden:

Kategorie - Text

Entrümpelungen - Bitte Sperrmüll entfernen.

Sommerdienst - Müll von der Rasenfläche entfernen.

Praxisbeispiel: Viele der Kund*innen, mit denen wir bereits sprechen konnten, haben einen Mitarbeiterkreis, der der deutschen Sprache aufgrund von Zuwanderung nicht mächtig ist. Die Kommunikation mit diesen Mitarbeiter*innen erleichtert sich durch die Autovervollständigung massiv.