Good to know: Hier ist auch die bisher geführte Struktur Ihres Unternehmens zu beachten, um die einfache Benutzbarkeit sicherzustellen. Achten Sie darauf, dass die hier benutzten Namen des Arbeitsbereichs sich mit Ihrem bisherigen Arbeitsstil decken. Das ist vor allem wichtig, weil Sie mit der Erstellung von Arbeitsbereichen den Grundstein für die Wowflow-Nutzung legen. Jeder weitere Schritt in der Anlage Ihrer Daten wird mit einem Arbeitsbereich verknüpft sein.

Anlegen eines Arbeitsbereichs 

Als wichtigsten ersten Schritt müssen Sie Ihren Arbeitsbereichen einen Namen geben. Dabei handelt es sich um ein Pflichtfeld, da mit dem Arbeitsbereich in weiterer Folge Mitarbeiter*innen verknüpft werden. Ebenso beziehen sich Anlagen, Equipment und Wartungen immer auf einen Arbeitsbereich.

Beispiele: 

In den oben angeführten Beispielen sehen wir drei Arten des Aufbaus der Arbeitsbereiche. Wie Sie Ihre Arbeitsbereiche am besten benennen, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Bitte stellen Sie sich folgende Fragen:

• Werden im Moment Objektnummern in Ihrer internen Kommunikation verwendet? 
  • Ist dies der Fall, empfehlen wir Ihnen das auch so zu übertragen. Wir wollen nicht die Arbeitsweise des gesamten Unternehmens ändern, wir wollen Ihnen dabei helfen, viele kleine Arbeitsschritte zu automatisieren.
• Besteht Ihr Kundenstock aus Großkunden für die Sie mehrere Objekte reinigen? (siehe Beispiel 3)
  • Sollten Sie fünf Drogerie Märkte reinigen, fällt die Unterscheidung auf den ersten Blick bei der Benennung (siehe oben) relativ schwer. In diesem Fall sollten Sie im ersten Schritt nicht den Kunden-Namen verwenden bzw. diesen Arbeitsbereich in Sub-Arbeitsbereiche unterteilen.
• Ist Ihr Unternehmen örtlich begrenzt tätig? In diesem Fall kann es sein, dass Ihnen die Zuordnung über die Postleitzahlen des jeweiligen Gebietes oder aber auch über Straßennamen (im Großstadtgebiet) einfacher fällt.
• Sind Sie für die Reinigung eines Shoppingcenters zuständig?
  • In diesem Fall ist es sinnvoll das Shopping Center als Arbeitsplatz anzulegen und in weiterer Folge in Sub Arbeitsbereiche aufteilen (eventuell in Etagen).

Ziel der Unterteilungen ist es, Ihre Arbeitsbereiche für Sie in der Verwaltung so einfach und übersichtlich wie möglich zu gestalten. Eine Vermischung der oben gezeigten Beispiele würde in Ihrer Struktur nur unnötiges Chaos stiften. Sehen Sie Ihre Arbeitsbereiche in Wowflow als Ihr digitales Adressbuch an. 

Alle weiteren Felder sind optional.

• Referenznummer
  Im Feld Referenznummer kann eine interne Objektnummer angegeben werden.
• Beschreibung
  Hier ist es möglich, Öffnungszeiten, eine Information über die örtlichen Gegebenheiten, Ansprechpartner oder Ähnliches zu hinterlegen und somit Ihren Mitarbeiter*innen zugänglich zu machen.
• Daten hochladen
  Zusätzliche Informationen zum Objekt, Pläne, Baumkataster oder Ähnliches können hier hinterlegt werden. Informationen, die Sie auf diesem Weg zur Verfügung stellen, werden auch nicht archiviert und bleiben so sichtbar.
• Standort
  Sie  können den Standort des jeweiligen Objekts mit Eingabe der Adresse binnen Sekunden hinterlegen. Auch Ihre Mitarbeiter*innen können sich bequem per Google Maps zu den jeweiligen Arbeitsbereiche navigieren lassen, sofern die Adressen korrekt hinterlegt wurden.
• Abmelden per QR Code erforderlich

Good to know: Je genauer Sie Ihr Objekt beschreiben, desto weniger Zeit wird die zukünftige Einschulung Ihrer Mitarbeiter*innen in Anspruch nehmen.

Log in/out erforderlich

Sollen sich die jeweiligen Mitarbeiter*innen per QR Code in den Arbeitsbereich einloggen müssen, um so ihre Anwesenheit zu bestätigen? Sollten Sie das nicht wünschen, stellt dies in keinster Weise einen Nachteil für die Nutzbarkeit dar. Nur die Belegbarkeit der Anwesenheit Ihrer Mitarbeiter*innen dem Kunden gegenüber wird dadurch beschränkt.

Wir empfehlen Ihnen jedoch diese Möglichkeit zu nutzen, da Arbeitszeiten so aufgezeichnet und eventuell nach Erledigung direkt vom Auftraggeber gezeichnet werden können. Vertiefende Informationen hierzu finden Sie unter dem Punkt “QR Codes und deren Nutzen” in diesem Dokument. 

Good to know:  Bitte beachten Sie diesen Punkt betreffend unserer Datenschutzerklärung. Zusätzlich händigen wir Ihnen gerne eine Zusammenfassung der Erklärung für Ihre Mitarbeiter*innen mit dem gesamten Onboarding-Material aus – auch hier per Link auswählbar. Wir ersuchen Sie, dies mit Ihren Mitarbeiter*innen im Detail zu besprechen.

Nach dem Klick auf Erstellen wurde Ihr Arbeitsbereich erfolgreich angelegt.

Sollten Sie Hilfe bei der Anlage Ihrer Arbeitsbereiche brauchen, sind wir gerne bereit das Hochladen der Daten für Sie zu übernehmen. 

Wir stellen Ihnen hierzu gerne eine Datei (siehe Link) zur Verfügung, um Ihren zeitlichen Aufwand einzuschränken.

Anlegen eines Sub-Arbeitsbereichs

Als Arbeitsbereich sehen wir den gesamten zu betreuenden Bereich – zum Beispiel die Gesamtfläche eines Mehrparteienhauses. Als Sub-Arbeitsbereiche können beispielsweise einzelne Stiegenhäuser gesehen werden.

Ob eine Unterteilung sinnvoll und nützlich ist hängt von Ihrer bisherigen Struktur ab beziehungsweise von der Struktur-Aufbereitung, für die Sie sich im vorigen Schritt entschieden haben. 

Sub-Arbeitsbereiche sind vor allem dann sinnvoll, wenn beispielsweise mehrere Reinigungskräfte in einem Haus für unterschiedliche Bereiche hauptzuständig sind.

Beim Anlegen eines Sub-Arbeitsbereichs wiederholt sich der Vorgang des Anlegens eines Arbeitsbereichs.