Wartungen

Als Wartungen werden alle Tätigkeiten und Aufgaben bezeichnet, die sich in fixen Abständen wiederholen. Diese Wartungen müssen nur einmalig erstellt werden, da sie sich immer wieder selbst generieren (ähnlich wie ein wiederkehrender Termin in einem digitalen Kalender). Ihre Mitarbeiter*innen vor Ort werden automatisiert erinnert und aufgefordert ihre Meldungen zu erledigen. 

Um eine Wartung zu generieren, muss diese einmalig durch einen*e Administrator*in angelegt werden.

Pro Tipp: In Verbindung mit dem*der Objektleiter*in ist dies ein Kinderspiel. Ziehen Sie sich die Objektverantwortlichen zu Rate, um im ersten Anlauf ein perfektes Ergebnis zu erzielen. 

Erstellen einer Wartung

Um eine Wartung zu erstellen ist wiederum das violette Plus Ihr Hilfsmittel. Hier werden die Eckdaten festgelegt, um eine Wartung nach Ihren Bedürfnissen und den Vorgaben Ihres Kunden zu erstellen.

Als Erstes werden Sie ersucht, Ihre Wartung zu benennen. Dies kann zum Beispiel “Unterhaltsreinigung”, “Grünflächenpflege” oder “Sichtkontrolle Aufzug” sein. 

Inhalte der Wartungsaufgabe:
Alle Inhalte, wie Beschreibungen und hochgeladene Dokumente bzw. Medien, sind bei der jeweiligen Aufgabe ersichtlich.

Je genauer Sie die Aufgabe beschreiben, desto besser ist schlussendlich die Qualität der Arbeit . 

Good to know: Bei einer ungenauen oder nicht vorhandenen Aufgabenstellung ist natürlich auch die Eigenkontrolle Ihrer Mitarbeiter*innen nur eingeschränkt möglich. Im Urlaubs- oder Krankheitsfall besitzt – bei genauer Aufgabenstellung – auch die Backup-Kraft eine genaue Vorstellung von der Aufgabe. Sie muss dafür niemals zuvor in diesem Arbeitsbereich tätig gewesen sein. 

Die Ablage von Dateien, die speziell diese Wartung betreffen, ist selbstverständlich möglich. Sie bietet einen zusätzlichen Anhaltspunkt für Ihre Mitarbeiter*innen. Werden zum Beispiel spezielle Reinigungsmittel verwendet? Mit der Ablage des dazugehörigen Sicherheitsdatenblattes schaffen Sie hierfür ein Sicherheitsnetz – für sich UND Ihre Mitarbeiter*innen. Sie stellen sicher, dass jede*r Ihrer Mitarbeiter*innen, egal ob dauerhaft in diesem Objekt beschäftigt oder nicht, die notwendigsten Informationen hat. So kann die Arbeit gut und sicher erledigt werden.

Am rechten Bildschirmrand finden Sie die – bereits zum Großteil bekannte – Struktur.

Was wichtig ist, ist die Möglichkeit, eine*n Auftragnehmer*in sowie einen Ersatz zu definieren. 

Auftragnehmer*in ist in diesem Fall die Person, welche die wiederkehrende Aufgabe in diesem Arbeitsbereich für gewöhnlich übernimmt. Sollte diese ihre Aufgabe nicht durchführen können, haben Sie hier die Möglichkeit eine Backup-Kraft zu hinterlegen. Sollte also der*die Standard-Auftragnehmer*in diese Wartung ablehnen, wird sie sofort und einmalig der Ersatzkraft zugeteilt. Sie bekommt sofort eine Benachrichtigung und ist für das laufende Intervall der Wartung zuständig.

In diesem Bereich definieren Sie die Funktionalität des QR Codes für Ihre Reinigungskraft. Wollen Sie den QR Code zur Dokumentation der Arbeiten nutzen? Lästige Listen, zum Beispiel bei der WC Reinigung, werden dadurch minimiert. Durch den Scan des QR Codes wird die Arbeit dokumentiert und ist somit belegbar.

Auch diese Parameter können im laufenden Betrieb geändert werden. Bei der Menge der zu erfassenden Daten, macht es allerdings Sinn, eine Linie zu finden, die für Sie und Ihre Mitarbeiter*innen funktioniert.

Wartungsintervall

Der Beginn der Wartung kann sofort sein oder in der Zukunft liegen. Auch mehrere Durchführungen am Tag sind möglich (z.B. WC Reinigung).

Die nächsten drei Punkte schaffen die Rahmenbedingungen für Wartungs-Aufgaben: 

• Wie lange dauert eine Durchführung? Hier kann ein Zeitraum festgelegt werden, der zwischen Ihnen und dem Kunden vereinbart wurde.

• In welchem Intervall findet diese Aufgabe statt?

Dieser Punkt wird unter “Wiederhole jeden” festgelegt. Ihre Optionen beginnen hier mit einem stündlichen Intervall bis hin zu jährlich wiederkehrenden Arbeiten. Je nach Intervallart begegnen Sie noch weiteren Fragen, etwa ob Wochenenden auch mit eingeschlossen werden sollen. Oder ob sich eine Wartung monatlich am selben Tag oder im Wochen-Rhythmus wiederholen soll.

Auch ein vertraglich definiertes Ende der Arbeiten kann abgebildet werden. Unter dem Menüpunkt “Endet” können Sie bereits beim Anlegen der Wartung das Ende berücksichtigen. Auch Saisonpausen können Sie ganz einfach festlegen.

Diese Saisonpausen sind frei wählbar und ebenso jederzeit veränderbar. Sie wiederholen sich jährlich.