QR-Codes und deren Nutzen

QR Codes Arbeitsbereich

Sie haben die Möglichkeit, für all Ihre Arbeitsbereiche und Sub-Arbeitsbereiche QR Codes zu erstellen. Dies ermöglicht es Ihnen, dem*der User*in vor Ort nur mit Hilfe eines Smartphones Informationen zum Arbeitsfeld zukommen zu lassen. Ebenso kann dadurch ganz einfach auf die offenen Meldungen des spezifischen Arbeitsbereichs zugegriffen werden.

Um einen QR Code zu erstellen, wählen Sie über das linke Menü den Bereich Arbeitsbereiche, suchen sich den gewünschte Arbeitsbereich aus und klicken auf die drei Punkte am rechten Bildschirmrand. Es erscheint ein Untermenü. Hier klicken Sie auf QR Code drucken.

Es öffnet sich auch hier eine Maske, in der Sie den QR Code weiter gestalten können. 

Die erste Option betrifft die Größe des QR Codes (A8-A4). 

Nach dem Festlegen der Größe gibt es noch zusätzliche Informationen, die auf dem Ausdruck angebracht werden können.

Nachdem Sie auf Drucken geklickt haben, wird der QR Code Ausdruck nach Ihren Wünschen erstellt. 

Good to know: Sie könne Ihr Logo ganz einfach über Ihre Einstellungsmaske hinzufügen. Die Anleitung dazu finden Sie im Teil “Einstellungen Unternehmen”.

Ist der QR Code erstellt, sollte dieser in der Liegenschaft angebracht werden. So können Sie Ihren Mitarbeiter*innen vor Ort Sicherheitsdatenblätter, Pläne, Reinigungsanweisungen o.Ä. zur Verfügung zu stellen. Der Mehrwert für Sie als Arbeitgeber*in liegt allerdings in der Verkleinerung des Administrationsaufwands. Sie können Arbeitsscheine direkt im Objekt unterzeichnen lassen. Das händische Ausfüllen eines zusätzlichen Regiescheines ist nicht mehr nötig. 

QR Code Scanlog und Zeitprotokoll (den Arbeitsbereich betreffend)

Sofern Sie die unten angeführten Punkte in den Einstellungen des Arbeitsbereichs aktiviert haben, sehen Sie, wer sich in den Arbeitsbereich per App eingeloggt hat und wie viel Zeit die Person für die Erledigung der Arbeiten gebraucht hat. Das ist selbstverständlich auch ein wichtiger Beleg für Ihre Kund*innen (gerne auch als Ausdruck). Sie tun sich außerdem bei Kalkulationen für Neukunden leichter. Sollten Sie den Punkt “GPS erforderlich für die Arbeit” nicht aktiviert haben, kann der QR Code an beliebigen Orten gescannt werden. Haben Sie diesen Punkt aktiviert, ist für die Mitarbeiter*innen später nicht möglich, sich außerhalb des Objektes einzuloggen und Arbeiten zu starten.

Sie haben zu jeder Zeit die Möglichkeit über den Reiter Arbeitsbereich das Zeitprotokoll einzusehen. Hier sehen Sie die Zeit angezeigt, die der*die Mitarbeiter*in vor Ort verbracht hat. Hierzu werden die LogIn- und LogOut-Zeiten als Basis verwendet.

Ebenso ist es möglich, Sich nur die Scanlogs anzeigen zu lassen (natürlich auch als Ausdruck). Hier sehen Sie, welche*r Ihrer Mitarbeiter*innen vor Ort war. Ohne jedoch den genauen Zeitpunkt präsentiert zu bekommen.

In beiden Fällen ist für Sie durch die farbliche Unterlegung sofort  erkennbar, dass eine Abweichung vorliegt. Dies macht für Sie die Rückverfolgung wesentlich leichter, sollten seitens Ihres Kunden Beschwerden (z.B. Reinigungskraft ist nicht erschienen) eintreffen. 

QR Code Scanlog und Zeitprotokoll (User-bezogen)

Die Möglichkeit User-basierte Scanlogs einzusehen ist Ihnen als Administrator*in natürlich freigestellt. Hierfür benutzen Sie bitte das Sidemenü “Benutzer”. Wählen Sie aus Ihren angelegten User*innen die Person aus, über deren Aktivität Sie sich informieren wollen. 

Ihnen werden nun die letzten Aktivitäten dieses*dieser User*in im Bereich Meldungen angezeigt. Sie haben die Möglichkeit diese auch auszudrucken, sollte dies von Nutzen für Sie sein. Selbiges gilt für alle Bewegungen des*der User*in in den Bereichen “Wartung”, “Equipment” und “Anlagen”.

Good to know: Rechts unter der Übersicht finden Sie jeweils das Drucker-Symbol über das Sie PDFs erstellen und diese auch ausdrucken können.

Um weiter in die Tiefe zu gehen, ermöglicht Ihnen das Dropdown Menü bei “Aktivität” einen weiteren Auswahlpunkt. Hier stehen der QR Code Scanlog, sowie das QR Zeitprotokoll zur Verfügung. Diese beiden Punkte führen Sie zu den User-bezogenen Daten.

Meldung erstellen - Externe Personen

Sie haben den QR Code an einem öffentlichen Bereich angebracht. So ermöglichen Sie den vor Ort tätigen Büromitarbeiter*innen oder Besucher*innen des Objekts, auf direktem Wege eine Meldung zu erstellen. Diese Eingabemaske erscheint in der Sprache, in der das Smartphone eingestellt ist. 

Praxisbeispiel: Schauen wir uns das Beispiel einer Büroreinigung an: In einem Besprechungsraum wurde Kaffee verschüttet. Um Sie auf größeren Reinigungsbedarf hinzuweisen hat nun Ihr Kunde die Möglichkeit mit seinem Smartphone – ganz ohne Zugriff auf die Wowflow App – eine Meldung zu erstellen. Er scannt den Code und gelangt danach auf eine Seite, die es Ihm ermöglicht eine Meldung mit Foto und genauer Beschreibung des Reinigungsbedarfs direkt an Sie zu richten.