Benutzer*innen anlegen und managen

Hier empfiehlt es sich mit der Administrationsebene zu beginnen und zur Benutzerebene überzugehen, vorab definierte “Arbeitsgruppen” miteinander anzulegen und sich schon Gedanken über deren Rollen zu machen. 


Beispiel: Ihre Vorarbeiter*innen oder Gebietsleiter*innen sind nicht in Ihrem gesamten Geschäftsbereich tätig. Diese Personen benötigt somit nur Zugriff auf die ihm*ihr zugeteilten Arbeitsbereiche. Eine Zuteilung zu allen Arbeitsbereichen wäre somit nicht sinnvoll und würde die Übersichtlichkeit für den*die Mitarbeiter*in einschränken. Es ist für diese Gruppe an Mitarbeiter*innen auch nicht nötig, über jeden Schritt in einem Arbeitsbereich informiert zu werde, der nicht zu seinem*ihrem täglichen Arbeitsumfang gehört.


Good to know: Hier reicht es, den Vor- und Nachnamen des*der anzulegenden Mitarbeiter*in einzugeben und dessen Mail-Adresse. Ein Einladungslink für den*die User*in wird dann automatisch erstellt und per Mail zugesandt. Nach Klick auf diesen Link wird der*die User*in dazu aufgefordert sein persönliches Passwort zu erstellen. User haben danach die Möglichkeit Wowflow im Rahmen des zugeordneten Bereichs zu verwenden.


Sollte es passieren, dass ein*e User*in die Zugangsdaten nicht bekommen hat, können Sie über einen Doppelklick auf den*die User*in die Daten, die vorab eingegeben wurden, prüfen. Stimmt die Mail-Adresse, können Sie über das User-Hauptmenü mit Klick auf die drei Punkte, die neben dem jeweiligen User erscheinen, die neuerliche Versendung der Zugangsdaten veranlassen. Selbiges gilt bei vergessenem Passwort.


Ebenso ist über dieses Schnellmenü die Archivierung von User*innen möglich, beispielsweise, wenn diese das Unternehmen verlassen.


In der Liste der vorhandenen User*innen können auch Informationen über die Rolle des- oder derjenigen auf den ersten Blick gesehen werden:




Hier ist rechts zu sehen, dass der User auch Administrator ist:



Will man sich die Freigaben eines Users genauer ansehen oder zusätzliche Einstellungen vornehmen, kann dies per Doppelklick auf den jeweiligen User gemacht werden.


Über Profil bearbeiten kann man die Rolle des Users näher definieren und gegebenenfalls ändern.


Durch einen Klick auf Speichern werden Änderungen erst aktiv. Sollten Sie also eine Änderung falsch vorgenommen haben, passiert nichts, solange Sie sie nicht per Speichern bestätigt haben.


Mitarbeiter*innen und deren Rollen im Arbeitsbereich


In Wowflow gibt es verschiedene Rollen. Diese werden von den Administrator*innen vergeben und Arbeitsbereichen, aber auch Equipment und Anlagen zugeordnet. 


Aufgliederung der User*innen in umgekehrter hierarchischer Anordnung:

Mitglied

  • Führt ihm zugewiesene Arbeiten im Arbeitsbereich durch
  • Kann Informationen zu Arbeitsaufträgen erhalten
  • Kann Meldungen erstellen
  • Kann KEINE Zuweisungen vornehmen
  • Kann PDF Berichte unterzeichnen lassen


Manager*in

  • Objektbetreuer*in oder Vorarbeiter*in
  • Darf Arbeiten zuweisen
  • Hat eine größere Entscheidungsgewalt
  • Wird vom Administrator hinterlegt


Gruppenleiter*in (optional)

  • Ist in der Hierarchie eine Stufe über dem*der Manager*in
  • Mitarbeiterstruktur entscheidet über die Notwendigkeit dieser Instanz
  • Ist nur dem*der Administrator*in unterstellt
  • Ihm*ihr können Teams oder Mitarbeitergruppen unterstellt sein


Administrator*in

  • Hat volle Entscheidungsgewalt
  • Teilt Arbeitsbereichen Mitarbeiter*innen zu
  • Übernimmt den administrativen Part in der Implementierung und weiteren Eintragung der Daten


Die letzte Rolle wird durch die Rolle des*der Manager*in in einem Arbeitsbereich automatisch verliehen und bedarf somit keiner expliziten Zuordnung.


Beobachter*in

  • Wird automatisch generiert 
  • Als Manager*in wird man zum Beobachter sobald eine Meldung zum eigenen Arbeitsbereich erstellt wird
  • Kann keine aktive Aufgabe erfüllen
  • Kann jederzeit in den Ablauf eingreifen


Wie sehen die Berechtigungen der einzelnen User-Gruppen im Detail aus:


Mitarbeiter*in einem Arbeitsbereich hinzufügen

Als nächstes ordnen Sie eine*n Mitarbeiter*in dem richtigen Arbeitsbereich zu. 


Hierfür wählen Sie einen vorab angelegten Arbeitsbereich aus. Am rechten Bildschirmrand befinden sich die zuvor ausgewählten Eckpunkte, sowie Folgende:



Wenn Sie sich vorab mit den Rollenbildern vertraut gemacht haben, wird es ein Kinderspiel sein, diese Kategorien zu befüllen. 


Good to know: User*innen können auch in einem Arbeitsbereich Mitglied sein, in einem anderen aber Manager*in, da die Zuordnung der Mitarbeiter*innen auf dem jeweiligen Arbeitsbereich basiert.


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